秘書検定準1級 ② 職務知識

秘書の役割と仕事の進め方を体系的に問う分野です。上司の経営管理機能を補佐するという秘書の位置づけ、定型業務と非定型業務の区別、日程管理・来客応対・交際業務・会議庶務・経理事務・環境整備といった職務の内容が頻出です。準1級では、越権行為の線引き、上司不在時の判断、決裁書類や機密文書の扱い、面会申し込みの受け方など、実務に近い状況判断が多く問われます。「秘書が判断してよいこと・上司に確認すべきこと」を切り分けて理解するのが得点の鍵です。出題数38問。

この分野の問題38問を、選択肢・正解・解説つきで掲載しています。まず自分で解答を考えてから「正解と解説を見る」を開いて答え合わせをしてください。

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41秘書検定の基準において、上司の本来の業務である「経営管理」の機能に対する秘書の本来の機能として、最も不適当なものはどれか。

  1. A上司が本来の業務に専念できるように環境を整えること。
  2. B上司の指示命令に従ってさまざまな雑用を担うこと。
  3. C上司の身の回りの世話を行い手助けをすること。
  4. D上司に代わって組織の指揮・命令を執り行うこと。
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正解:D上司に代わって組織の指揮・命令を執り行うこと。

指揮・命令はトップマネジメントである上司の機能であり、秘書が代行することはできません。

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42秘書が預かった決裁書類の取り扱いに関する記述のうち、基本の動きとして最も適当なものはどれか。

  1. A上司が多忙なときは、秘書が内容を確認して代わりに押印する。
  2. B機密文書である決裁書類は、秘書は預からず提出者が直接上司に渡す。
  3. C上司の机上の決裁箱は、提出者が直接置くため気にする必要はない。
  4. D秘書が預かって上司に渡し、決裁後は秘書が提出者に戻す。
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正解:D秘書が預かって上司に渡し、決裁後は秘書が提出者に戻す。

決裁書類は多忙なときや機密文書でも秘書が預かって上司に渡し、決裁後は提出者に戻すのが基本です。

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43秘書の「定型業務(ルーティンワーク)」の定義として、最も適当なものはどれか。

  1. A不意の来客や緊急の仕事など、その都度状況に応じて対応する仕事。
  2. B日程管理や来客応対など、日常継続的に行う仕事。
  3. C上司の急病や事故など、予測できない事態に対応する仕事。
  4. D上司から特別な指示があったときだけ単発で行う仕事。
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正解:B日程管理や来客応対など、日常継続的に行う仕事。

日程管理や来客応対など、日常継続的に行う仕事が定型業務です。

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44秘書の「非定型業務」の定義として、最も適当なものはどれか。

  1. A日常のスケジュール管理など、進め方が決まっている仕事。
  2. B上司の好みに合わせて毎日決まった手順で行う身の回りの世話。
  3. C不意の来客や緊急の仕事など、その都度状況に応じて対応する仕事。
  4. D年間スケジュールの把握や、定期健康診断の予約手続き。
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正解:C不意の来客や緊急の仕事など、その都度状況に応じて対応する仕事。

不意の来客や緊急の仕事、急病や事故など、その都度状況に応じて対応する仕事が非定型業務です。

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45定型業務を進めるに当たり、秘書が取るべき基本的な態度として、最も適当なものはどれか。

  1. A仕事の仕方が決まっているものは、いちいち指示を仰がず秘書の判断で進める。
  2. B定型業務であっても、毎日必ず最初から最後まで上司の指示を仰ぐ。
  3. C上司の好みや意向とは関係なく、前任者のやり方を完全に踏襲する。
  4. D秘書の判断で進める場合、新しい上司に確認を取る必要はない。
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正解:A仕事の仕方が決まっているものは、いちいち指示を仰がず秘書の判断で進める。

仕事の仕方が決まっているものは上司にいちいち指示を仰がず、上司の好みや意向に沿って秘書の判断で進めます。

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46秘書が「越権行為(行き過ぎた行動)」にならないよう注意すべき記述として、最も適当なものはどれか。

  1. A上司が留守のときや緊急の場合であっても、許されている範囲を超えた言動をしない。
  2. B仕事に慣れてきたら、秘書の判断で各種行事や会議に上司の代理として参加する。
  3. C上司の多忙を理由に、秘書の判断で上司の部下に指示命令を行う。
  4. D緊急を要する場合は、上司の許可を得ずに決裁書や契約書に押印する。
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正解:A上司が留守のときや緊急の場合であっても、許されている範囲を超えた言動をしない。

仕事に慣れてきたときや留守時、緊急時ほど越権行為をしがちになるため注意が必要です。

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47秘書が上司に関するプライベートの情報を知る機会における態度として、最も適当なものはどれか。

  1. A上司が話してくれた範囲を超えて、自発的に詳細まで立ち入って調べる。
  2. B家族に関することや健康面は、社内の同僚と共有してサポート体制を整える。
  3. C仕事に必要な範囲で知っておき、上司が話してくれた範囲に留めておく。
  4. Dプライベートの情報は仕事に一切関係がないため、確認すらしてはならない。
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正解:C仕事に必要な範囲で知っておき、上司が話してくれた範囲に留めておく。

上司のプライベートは仕事に必要な範囲で知り、それ以外は上司が話してくれた範囲に留めるのが鉄則です。

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48秘書が上司の出張準備を指示された際、確認すべきこととして最も適当なものはどれか。

  1. A出張の準備に必要なことだけを確認し、理由や目的は尋ねない。
  2. B出張の具体的な理由や目的、どのような商談を行うのかを細かく尋ねる。
  3. C出張の必要性について秘書としての意見を述べ、出張を差し止める。
  4. D出張先でのプライベートの過ごし方について詳細に尋ねる。
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正解:A出張の準備に必要なことだけを確認し、理由や目的は尋ねない。

出張準備では準備に必要なことだけを確認し、「なぜ行くのか」などの理由や目的を尋ねてはいけません。

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49秘書が上司への進言を行う際の原則的なルールとして、最も適当なものはどれか。

  1. A後輩の人物評価を求められたときは、個人的な感情やうわさを中心に進言する。
  2. B上司の行動に気づいた点があれば、時と場合を問わずいつでも進言すべきである。
  3. C上司の食事や服装に関して、上司の行動を指図するような進言を行う。
  4. D原則として、上司から求められたとき以外には進言をしない。
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正解:D原則として、上司から求められたとき以外には進言をしない。

上司への進言は、原則として求められたとき以外には行わないのが秘書の基本姿勢です。

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50秘書が担当する定型業務のうち、「交際業務」に含まれる内容として、最も適当なものはどれか。

  1. A上司室や応接室の清掃、レイアウトの変更、整理整頓。
  2. B社内外からの情報収集や、業界・製品情報の管理。
  3. C出張の場所・期間・同行者の確認、旅程表の作成、旅費の仮払い。
  4. D中元や歳暮の品物の選択、発送の手配、あいさつ状の作成。
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正解:D中元や歳暮の品物の選択、発送の手配、あいさつ状の作成。

中元や歳暮などの季節の贈答や、冠婚葬祭に関する事務、接待の準備などは交際業務に分類されます。

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51秘書が担当する定型業務のうち、「会議庶務」に関する記述として、最も適当なものはどれか。

  1. A上司が主催する社内会議の開催通知は、主に郵便や宅配便を利用して送付する。
  2. B会議終了後に上司が持ち帰った資料は、秘書が内容を確認してすべて廃棄する。
  3. C上司がメンバーとなっている社外会議では、秘書が代わりに会議の議事進行を務める。
  4. D上司が主催する会議では、資料作成、会場手配、当日の食事や茶菓の手配、議事録作成などを行う。
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正解:D上司が主催する会議では、資料作成、会場手配、当日の食事や茶菓の手配、議事録作成などを行う。

会議庶務には、資料作成、会場手配、当日の庶務、茶菓の手配、議事録作成などが含まれます。

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52上司の環境整備に関する定型業務の記述として、最も適当なものはどれか。

  1. A上司のデスクの書類は、重要度に関わらず毎日すべて秘書の判断で並び替える。
  2. B環境整備は専門の清掃業者にすべて一任し、秘書が気にかける必要はない。
  3. C上司室や応接室の清掃やレイアウト、整理整頓についての知識を持ち、快適な執務環境を整える。
  4. D応接室のレイアウトは、来客の有無にかかわらず毎日変更しなければならない。
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正解:C上司室や応接室の清掃やレイアウト、整理整頓についての知識を持ち、快適な執務環境を整える。

快適な執務環境整備(上司室、応接室の清掃やレイアウト、整理整頓の知識)は秘書の定型業務です。

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53秘書が担当する定型業務のうち、「経理事務」の内容として、最も適当なものはどれか。

  1. A取引先に関する会議や会合などの会費の振り込み、経費の仮払いなど。
  2. B会社の年間決算書の作成や、法人税の申告手続きの代行。
  3. C上司の個人的な買い物のための、個人クレジットカードの不正な精算。
  4. D総務部が管轄する全社的な寄付金の予算策定と配分決定。
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正解:A取引先に関する会議や会合などの会費の振り込み、経費の仮払いなど。

秘書が行う経理事務には、会議や会合の会費の振り込み、経費の仮払いなどが含まれます。

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54多忙で外出の多い上司の元で、書類の処理や決裁が滞り、部下からの不満が聞こえてきている。この状況への秘書Aの対処策として、最も不適当なものはどれか。

  1. A社内の回覧文書などは、上司用にコピーを取っておいてすぐ次に回すようにする。
  2. B上司が在席しているときに部下が書類を持ってきたら、上司に直接頼めばすぐに済むと言うようにする。
  3. Cスケジュールを組むとき、書類に目を通したり決裁をしたりする時間を取るようにする。
  4. D秘書が見ても差し支えない書類は、内容を見て要所に線を引くなどして上司の負担を軽くするようにする。
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正解:B上司が在席しているときに部下が書類を持ってきたら、上司に直接頼めばすぐに済むと言うようにする。

部下が直接上司に書類を持っていくよう促すのは、秘書が間に入って書類の紛失や遅延を防ぐ役割を放棄しているため不適当です。

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55せっかちな性格の上司を補佐する秘書Aの行動として、最も不適当なものはどれか。

  1. A指示された仕事は途中経過を報告し、完了したら期限前でもすぐに報告して次の指示を仰ぐ。
  2. B上司が求める資料をすぐ出せるように整理整頓に気を使い、資料の保管場所を確認しておく。
  3. C上司の部下に上司の指示を伝えるときは、実際の期限より少し早めに言うようにしている。
  4. Dスケジュールを決めるときは、せっかちな上司が待たされないよう、予定と予定の間の余裕時間はなるべく少なくしている。
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正解:Dスケジュールを決めるときは、せっかちな上司が待たされないよう、予定と予定の間の余裕時間はなるべく少なくしている。

上司の性格に関わらず、スケジュールは予定と予定の間に余裕を多めに取ることが基本です。

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56上司不在時に他部署の部長が重要資料(機密文書)を持ってきた際、秘書Aが取るべき対応として最も適当なものはどれか。

  1. A機密文書は重要なため、上司がいるときに直接持ってきてほしいと伝えて断る。
  2. B重要文書であっても上司不在時は秘書が文書を確実に預かり、保管しておく。
  3. C内容が複雑そうであれば、その場で秘書が内容を確認し、問題がないか判断する。
  4. D重要資料を受け取り、すぐに他部署の部下に内容を回覧する。
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正解:B重要文書であっても上司不在時は秘書が文書を確実に預かり、保管しておく。

上司不在時であっても、重要文書や機密文書は秘書が確実に預かって保管するのが正しい役割です。

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57上司不在時に取引先から込み入った内容の伝言を頼まれた際、秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。

  1. A用件を録音してもらうよう求め、秘書はメモを取らない。
  2. B込み入った内容であれば、間違いを防ぐために上司へ直接伝えるよう取引先に求める。
  3. C伝言の内容を秘書自身が判断し、必要がないと判断した部分は省略して伝える。
  4. D詳細で複雑な内容であっても、確実に伝言を受け、上司に伝える。
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正解:D詳細で複雑な内容であっても、確実に伝言を受け、上司に伝える。

詳細で込み入った内容であっても、確実に伝言を受けて上司に伝えるのが秘書の仕事です。

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58上司から急ぎの仕事を指示されたとき、秘書としてのあるべき基本姿勢に合致する考え方はどれか。

  1. A期限に間に合わせるのが秘書の役目であるため、「どうすればできるか」具体的な方法を考える。
  2. B「間に合わなかったらどうするか」をはじめに上司へ確認しておく。
  3. C自分の手に負えないと判断した場合は、上司の指示であっても他の部下に丸投げする。
  4. D間に合いそうにない場合は、指示された時点でその仕事を拒否する。
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正解:A期限に間に合わせるのが秘書の役目であるため、「どうすればできるか」具体的な方法を考える。

指示された仕事を期限内に間に合わせるのが秘書の役割であり、どうすればできるか具体策を考えるべきです。

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59部長秘書Aの、上司不在時の出来事への対応として、最も不適当なものはどれか。

  1. A上司の外出中、会社のよくないうわさを聞いたという雑誌記者が訪れたため、そのような取材には応じられないと自分の判断だけで断った。
  2. B上司の外出中、上司の友人という人が訪ねてきたので、滞在期間と連絡先を尋ねた。
  3. C上司が出張に出掛けるところに取引銀行の支店長が着任あいさつに来たため、戻ったら連絡すると言って名刺を預かった。
  4. D紹介状を持って訪ねてきた客に、後でこちらから連絡すると言って紹介状を預かった。
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正解:A上司の外出中、会社のよくないうわさを聞いたという雑誌記者が訪れたため、そのような取材には応じられないと自分の判断だけで断った。

会社のよくないうわさ等の情報は会社に影響するため、上司不在だからといって秘書の独断で断ってはいけません。報告対応が必要です。

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60販売本部長が出張中、販売部長の秘書が「本部長の了解を得ている」として本部長印の押印を求めてきた。本部長印を預かっている秘書Aの対応として、最も不適当なものはどれか。

  1. A上司は出張中と話し、出社する日にちを言って出直してもらえないかと言う。
  2. B上司の了解を得ているというのでその場で押印し、出張中の上司には後で確認を取る。
  3. C急ぐなら出張中の上司に連絡を取って、許可が出れば代わりに押すがどうかと言う。
  4. D押すことはできないと事情を話し、販売部長にどのようにすればよいか尋ねてきてもらう。
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正解:B上司の了解を得ているというのでその場で押印し、出張中の上司には後で確認を取る。

本人が押印するか、本人の意を受けた人しか押印できません。了解を得ていると言われても後で確認を取るという形で押すのは不適当です。

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61販売部長が出張中、NPO法人の理事で上司の知人と名乗るF氏が寄付の依頼で来訪した。上司とは電話で話してあるというが秘書Aは聞いておらず、寄付の窓口は総務部である。この場合の対応として、最も不適当なものはどれか。

  1. AF氏に、上司は出張中なので趣意書を預かって、上司が出社したらこちらから連絡させてもらいたいと言う。
  2. BF氏に、当社の寄付の窓口は総務部なので、上司に頼むより総務部に行った方が話が早いと言う。
  3. CF氏に、上司は出張していることとF氏来訪のことは聞いていないと言って改めて寄付の内容を尋ねる。
  4. DF氏が上司に寄付の依頼をしたことを総務部に伝えて、上司は出張中なので対応してもらえないかと言う。
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正解:BF氏に、当社の寄付の窓口は総務部なので、上司に頼むより総務部に行った方が話が早いと言う。

上司の知人で既に上司が話を聞いているということなので、窓口が総務部であっても上司を介した申し込みとして扱う必要があり、単に総務部へ回すような言い方は不適当です。

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62上司が席を外す(離席する)際、秘書が確認すべき行動として最も適当なものはどれか。

  1. A特に何も尋ねず、上司が自然に戻ってくるのをひたすら待つ。
  2. Bどこで誰と何をするのか、行き先や目的を立ち入って細かく聞く。
  3. C上司のプライベートな外出の可能性を疑い、尾行の手配をする。
  4. D次の予定に差し支えないように、戻る時刻を尋ねておく。
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正解:D次の予定に差し支えないように、戻る時刻を尋ねておく。

上司が席を外すときは、次の予定に差し支えないよう戻る時刻を尋ねておけばよく、行き先は立ち入って聞きません。

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63多忙で風邪気味だという上司に対して、秘書が行う進言(手助けの申し出)として最も適当なものはどれか。

  1. A「風邪気味でしたら、今日はお帰りください」と指図する。
  2. B「お薬をご用意いたしましょうか」と伝える。
  3. C「お帰りになったらいかがですか」と帰宅を促す。
  4. D「体調管理がなっていません」と注意する。
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正解:B「お薬をご用意いたしましょうか」と伝える。

健康に関する進言は、手助けできることを「〜いたしましょうか」という言い方で伝え、行動を指図してはいけません。

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64午前の予定が長引き、昼食時間が短くなってしまった上司に対して、秘書が行う進言として最も適当なものはどれか。

  1. A「軽食をご準備いたしましょうか」と手助けを申し出る。
  2. B「1時に来客がありますので、すぐお食事にお出かけください」と指図する。
  3. C「昼食は抜きにしてください」とスケジュール優先の指示を出す。
  4. D「時間を守ってください」と上司を注意する。
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正解:A「軽食をご準備いたしましょうか」と手助けを申し出る。

昼食時間が短くなったときは、上司に行動を指図するのではなく、「軽食をご準備いたしましょうか」などと伝えるのが適切です。

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65新しい上司に就くことになった秘書Aが、前任秘書から引き継ぎ事項として教えられた内容のうち、そのまま鵜呑みにせず上司への確認を要するものはどれか。

  1. A上司は食後に持病の薬を飲んでいるが、秘書以外には知らせていないこと。
  2. B上司は毎年中元・歳暮は決まった品を贈っているので、発送の手配は特に上司に尋ねずにすればよいということ。
  3. C取引先のN氏は不意によく訪れるが、在否を聞かれても答えない方がよいこと。
  4. D上司は個人用のクレジットカードで会社の経費を支払うこともあるので精算に注意すること。
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正解:B上司は毎年中元・歳暮は決まった品を贈っているので、発送の手配は特に上司に尋ねずにすればよいということ。

季節の贈答は定型業務ですが、その年の取引状況などにより変更もあり得るため、新しい上司に対して手配の前に確認が必要です。

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66営業部長秘書Aは、今日の2時に臨時部長会議が開かれるとの連絡を受けたが、上司は得意先を訪問中で帰社は2時30分の予定である。この非定型業務におけるAの行動として、最も不適当なものはどれか。

  1. A総務部長秘書に、上司の外出の件と遅れて出席することになるかもしれないことを伝えた。
  2. B上司の携帯電話に、メールで臨時部長会議についての連絡を入れた。
  3. C上司から返信がなかったので得意先に連絡を入れ、「急な会議が開かれることになったので」と言って上司への取り次ぎを頼んだ。
  4. D部課長会議のメンバーに、臨時部長会議が行われることになったので開始時間は改めて連絡すると伝えた。
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正解:C上司から返信がなかったので得意先に連絡を入れ、「急な会議が開かれることになったので」と言って上司への取り次ぎを頼んだ。

得意先に連絡を入れて上司を呼び出す際、「急な会議」といった社内の事情(内情)を言うのは、得意先に不要な憶測を呼ぶため不適当です。

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67出社時、上司が急病で入院したという連絡を上司の家族から受けた。秘書Aの対応として、最も適当なものはどれか。

  1. A上司が入院している間の代行は誰にするかを、課長と相談して秘書が決定する。
  2. B上司の家族に詳しく病状を尋ね、その内容をメールで広く社内に知らせる。
  3. C上司のスケジュールで当面差し支えのありそうな予定について、課長に指示を仰いで処理する。
  4. Dすぐに病院へ行って見舞い、その場で上司から今後の仕事の処理について指示を受ける。
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正解:C上司のスケジュールで当面差し支えのありそうな予定について、課長に指示を仰いで処理する。

部長秘書として、当面差し支えのある予定について代行者(課長など)に指示を仰いで処理するのが正しい仕事です。代行者を秘書が決めたり、独断で病状を広めたり、急病の上司をすぐ見舞うのは不適当です。

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68上司不在時に取引先や社員からアポイントメント(面談や会議出席)を頼まれたが、その日時はすでに上司の「家族や友人との予定」が入っている。この場合の秘書の対応として最も適当なものはどれか。

  1. A公私の優先順位から、秘書の判断で家族との予定をキャンセルし、仕事のアポイントを入れる。
  2. B上司に確認することなく、代理の人に出席を頼むよう手配しておく。
  3. C仕事のアポイントを断り、他の日にしてもらうよう秘書の判断で調整を完結させる。
  4. Dどちらを優先するかは上司が決めることなので、上司に確認する。
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正解:Dどちらを優先するかは上司が決めることなので、上司に確認する。

私的な予定と仕事のどちらを優先するかは上司が決めることなので、上司に確認するのが正しい対応です。

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69上司が外部の会議に遅れて出かけた。会議の開始時間に間に合いそうもない状況において、秘書が取るべき「行き過ぎた対応(不適当な対応)」はどれか。

  1. A遅れることを先方の担当者に連絡する。
  2. B上司の到着予定時刻を先方に伝える。
  3. C「会議を先に始めておいてもらうように」と先方の担当者に頼む。
  4. D遅刻のわびを伝えるよう先方に手配する。
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正解:C「会議を先に始めておいてもらうように」と先方の担当者に頼む。

会議を先に始めておいてもらうように頼むのは、秘書としての権限を超えた、行き過ぎた対応(不適当な対応)にあたります。

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70秘書が「越権行為」に該当しないと判断できる業務はどれか。

  1. A多忙な上司から指示されたため、用件を確認し、来客の了承を得てから代理として用件を承る。
  2. B決裁文書や契約書の内容について上司の了解を得ているため、秘書が代わりに押印する。
  3. C上司の不在時に紹介状を持ってきた客の転任のあいさつを、上司に代わって受ける。
  4. D上司が留守の緊急時であるため、上司の部下に独自の判断で指示命令を下す。
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正解:A多忙な上司から指示されたため、用件を確認し、来客の了承を得てから代理として用件を承る。

上司から指示され、来客の了承を得て代理で用件を承ることは越権行為にはならず、適切な対応です。

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71上司の外出中に「相談したいことがあるので時間を取ってほしい。日時はそちらの都合に合わせる」と上司の友人から電話があった。秘書Aの対応として、最も不適当なものはどれか。

  1. A相手の都合のよい日時を二、三尋ねてメモに残す。
  2. Bこの電話において、秘書が勝手に上司の面会時間を即決しない。
  3. C上司が判断するために必要な情報(用件や連絡先など)を聞いておく。
  4. D上司が戻ったらこちらから連絡させてもらうと伝える。
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正解:A相手の都合のよい日時を二、三尋ねてメモに残す。

相手が「日時はそちらの都合に合わせる」と言っているため、改めて相手の都合のよい日時を尋ねるのは状況に合わず不適当である。

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72面会の申し込みを受け付けるとき、確認すべき基本項目に含まれないものはどれか。

  1. A相手の都合のよい(希望の)日時
  2. Bおおよその用件と所要時間
  3. C上司がその面会を好むかどうかの個人的な感情
  4. D来訪する人(来訪者数)および相手の連絡先
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正解:C上司がその面会を好むかどうかの個人的な感情

確認項目は、希望日時、用件、所要時間、来訪者数、連絡先であり、個人的な感情は含まれません。

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73上司から「明日の昼近くに○○氏が来社することになった」と準備を指示された。このとき秘書が確認すべき事項として、不適当なものはどれか。

  1. A予定所要時間、来社する人数、社内の同席者
  2. B○○氏が来社して相談する予定の「おおよその用件」
  3. C昼食の準備の有無、必要な資料、応接室の希望
  4. D面会準備に必要な事柄に限定した確認
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正解:B○○氏が来社して相談する予定の「おおよその用件」

上司からすでに決定した来社に伴う準備を指示されているため、準備に必要なことだけを確認すべきであり、「おおよその用件」は尋ねません。

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74社長をはじめ皆が出払っているときに、テレビ局から「企業紹介番組で取り上げたい」と取材依頼があった。先方の担当者名・連絡先・希望日時・返事期限はすでに確認したとして、秘書Aがそのほかに聞いておくとよい項目として最も適当なものはどれか。

  1. Aその番組で過去に紹介された企業名や具体的な取材内容
  2. Bいつまでに返事をすればよいかという期限
  3. C取材を申し込んできた先方の担当者の名前
  4. Dテレビ局が取材に訪れたいと考えている希望の日時
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正解:Aその番組で過去に紹介された企業名や具体的な取材内容

担当者名・連絡先・希望日時・返事期限のほかに、その番組で過去に紹介された企業名や具体的な取材内容を聞いておくと、上司が判断する際の参考になり適切です。

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75上司が残したメモに従い、M氏との面談を延期することになった。秘書がM氏へ連絡する際の対応として、最も不適当なものはどれか。

  1. A「電話をして」のように、どのような方法で連絡するかを書く。
  2. B単に「M氏との面談を延期しておく」とだけ行動の事実を書く。
  3. C「すまないがわびて」のように、謝罪のニュアンスを含めて書く。
  4. D「明日以降に」などの伝達事項を正確に書き、相手の都合のよい日時を二、三尋ねる。
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正解:B単に「M氏との面談を延期しておく」とだけ行動の事実を書く。

単に「延期しておく」と事実を伝えるだけでは不十分で、連絡の手段、わびの言葉、正確な伝達事項、相手の都合のよい日時の確認などのポイントを落とさず伝える必要があります。

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76上司から「今朝、運転手が迎えに来たのは7時半近くだった。昨日7時と言ったはずだが」と注意された。実際は秘書が上司から7時半と聞き間違えて伝えていた。今後の改善方法の答え方として最も不適当なものはどれか。

  1. A運転手に対して今後どのように伝達ミスをなくすかというポイントを答える。
  2. B上司に対して今後どのように確認を徹底するかというポイントを答える。
  3. C上司に言い訳をせずにその場で深く謝る。
  4. D上司と運転手のそれぞれに対する今後の具体的な改善策を分けて答える。
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正解:C上司に言い訳をせずにその場で深く謝る。

問題は「今後このようなことをなくすには」という改善方法を問うているため、単に「その場で謝る」という対応は正解になりません。

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77取引先を接待するため、レストランに予約を入れるよう指示された。秘書が上司に確認する事項に含まれないものはどれか。

  1. A日時、場所(店の希望)、人数(出席者)
  2. B料理や飲み物、予算、部屋のタイプ(個室かなど)
  3. Cレストランを経営している企業の過去の財務状況
  4. D土産、二次会の手配の有無、帰りの車の手配の有無
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正解:Cレストランを経営している企業の過去の財務状況

店の予約に関する確認事項に、経営企業の財務状況は含まれません。

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78上司に代わって、けがで入院している課長の見舞いに行くことになった。事前に行うことや病室での注意事項として、最も不適当なものはどれか。

  1. A見舞いの品として、病状を考慮し、食べ物はなるべく敬遠する。
  2. B病室では、お見舞い相手の病気の原因や病状について詳しく根掘り葉掘り尋ねる。
  3. C香りの強い生花や鉢植えの花は見舞いの品として避ける。
  4. D身だしなみに気を配り、派手な服装や香水は避けて長居をしないようにする。
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正解:B病室では、お見舞い相手の病気の原因や病状について詳しく根掘り葉掘り尋ねる。

病室では、病気の原因や病状について詳しく尋ねないのが見舞いの基本マナーです。

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