第41問秘書検定の基準において、上司の本来の業務である「経営管理」の機能に対する秘書の本来の機能として、最も不適当なものはどれか。
- A上司が本来の業務に専念できるように環境を整えること。
- B上司の指示命令に従ってさまざまな雑用を担うこと。
- C上司の身の回りの世話を行い手助けをすること。
- D上司に代わって組織の指揮・命令を執り行うこと。
秘書の役割と仕事の進め方を体系的に問う分野です。上司の経営管理機能を補佐するという秘書の位置づけ、定型業務と非定型業務の区別、日程管理・来客応対・交際業務・会議庶務・経理事務・環境整備といった職務の内容が頻出です。準1級では、越権行為の線引き、上司不在時の判断、決裁書類や機密文書の扱い、面会申し込みの受け方など、実務に近い状況判断が多く問われます。「秘書が判断してよいこと・上司に確認すべきこと」を切り分けて理解するのが得点の鍵です。出題数38問。
この分野の問題38問を、選択肢・正解・解説つきで掲載しています。まず自分で解答を考えてから「正解と解説を見る」を開いて答え合わせをしてください。
クイズモードで挑戦 →正解:A.仕事の仕方が決まっているものは、いちいち指示を仰がず秘書の判断で進める。
仕事の仕方が決まっているものは上司にいちいち指示を仰がず、上司の好みや意向に沿って秘書の判断で進めます。
この問題の解説ページを開く →正解:A.上司が留守のときや緊急の場合であっても、許されている範囲を超えた言動をしない。
仕事に慣れてきたときや留守時、緊急時ほど越権行為をしがちになるため注意が必要です。
この問題の解説ページを開く →正解:C.仕事に必要な範囲で知っておき、上司が話してくれた範囲に留めておく。
上司のプライベートは仕事に必要な範囲で知り、それ以外は上司が話してくれた範囲に留めるのが鉄則です。
この問題の解説ページを開く →正解:D.上司が主催する会議では、資料作成、会場手配、当日の食事や茶菓の手配、議事録作成などを行う。
会議庶務には、資料作成、会場手配、当日の庶務、茶菓の手配、議事録作成などが含まれます。
この問題の解説ページを開く →正解:C.上司室や応接室の清掃やレイアウト、整理整頓についての知識を持ち、快適な執務環境を整える。
快適な執務環境整備(上司室、応接室の清掃やレイアウト、整理整頓の知識)は秘書の定型業務です。
この問題の解説ページを開く →正解:B.上司が在席しているときに部下が書類を持ってきたら、上司に直接頼めばすぐに済むと言うようにする。
部下が直接上司に書類を持っていくよう促すのは、秘書が間に入って書類の紛失や遅延を防ぐ役割を放棄しているため不適当です。
この問題の解説ページを開く →正解:D.スケジュールを決めるときは、せっかちな上司が待たされないよう、予定と予定の間の余裕時間はなるべく少なくしている。
上司の性格に関わらず、スケジュールは予定と予定の間に余裕を多めに取ることが基本です。
この問題の解説ページを開く →正解:B.重要文書であっても上司不在時は秘書が文書を確実に預かり、保管しておく。
上司不在時であっても、重要文書や機密文書は秘書が確実に預かって保管するのが正しい役割です。
この問題の解説ページを開く →正解:A.期限に間に合わせるのが秘書の役目であるため、「どうすればできるか」具体的な方法を考える。
指示された仕事を期限内に間に合わせるのが秘書の役割であり、どうすればできるか具体策を考えるべきです。
この問題の解説ページを開く →正解:A.上司の外出中、会社のよくないうわさを聞いたという雑誌記者が訪れたため、そのような取材には応じられないと自分の判断だけで断った。
会社のよくないうわさ等の情報は会社に影響するため、上司不在だからといって秘書の独断で断ってはいけません。報告対応が必要です。
この問題の解説ページを開く →正解:B.上司の了解を得ているというのでその場で押印し、出張中の上司には後で確認を取る。
本人が押印するか、本人の意を受けた人しか押印できません。了解を得ていると言われても後で確認を取るという形で押すのは不適当です。
この問題の解説ページを開く →正解:B.F氏に、当社の寄付の窓口は総務部なので、上司に頼むより総務部に行った方が話が早いと言う。
上司の知人で既に上司が話を聞いているということなので、窓口が総務部であっても上司を介した申し込みとして扱う必要があり、単に総務部へ回すような言い方は不適当です。
この問題の解説ページを開く →正解:A.「軽食をご準備いたしましょうか」と手助けを申し出る。
昼食時間が短くなったときは、上司に行動を指図するのではなく、「軽食をご準備いたしましょうか」などと伝えるのが適切です。
この問題の解説ページを開く →正解:B.上司は毎年中元・歳暮は決まった品を贈っているので、発送の手配は特に上司に尋ねずにすればよいということ。
季節の贈答は定型業務ですが、その年の取引状況などにより変更もあり得るため、新しい上司に対して手配の前に確認が必要です。
この問題の解説ページを開く →正解:C.上司から返信がなかったので得意先に連絡を入れ、「急な会議が開かれることになったので」と言って上司への取り次ぎを頼んだ。
得意先に連絡を入れて上司を呼び出す際、「急な会議」といった社内の事情(内情)を言うのは、得意先に不要な憶測を呼ぶため不適当です。
この問題の解説ページを開く →正解:C.上司のスケジュールで当面差し支えのありそうな予定について、課長に指示を仰いで処理する。
部長秘書として、当面差し支えのある予定について代行者(課長など)に指示を仰いで処理するのが正しい仕事です。代行者を秘書が決めたり、独断で病状を広めたり、急病の上司をすぐ見舞うのは不適当です。
この問題の解説ページを開く →正解:C.「会議を先に始めておいてもらうように」と先方の担当者に頼む。
会議を先に始めておいてもらうように頼むのは、秘書としての権限を超えた、行き過ぎた対応(不適当な対応)にあたります。
この問題の解説ページを開く →正解:A.多忙な上司から指示されたため、用件を確認し、来客の了承を得てから代理として用件を承る。
上司から指示され、来客の了承を得て代理で用件を承ることは越権行為にはならず、適切な対応です。
この問題の解説ページを開く →正解:A.相手の都合のよい日時を二、三尋ねてメモに残す。
相手が「日時はそちらの都合に合わせる」と言っているため、改めて相手の都合のよい日時を尋ねるのは状況に合わず不適当である。
この問題の解説ページを開く →正解:B.○○氏が来社して相談する予定の「おおよその用件」
上司からすでに決定した来社に伴う準備を指示されているため、準備に必要なことだけを確認すべきであり、「おおよその用件」は尋ねません。
この問題の解説ページを開く →正解:A.その番組で過去に紹介された企業名や具体的な取材内容
担当者名・連絡先・希望日時・返事期限のほかに、その番組で過去に紹介された企業名や具体的な取材内容を聞いておくと、上司が判断する際の参考になり適切です。
この問題の解説ページを開く →正解:B.単に「M氏との面談を延期しておく」とだけ行動の事実を書く。
単に「延期しておく」と事実を伝えるだけでは不十分で、連絡の手段、わびの言葉、正確な伝達事項、相手の都合のよい日時の確認などのポイントを落とさず伝える必要があります。
この問題の解説ページを開く →正解:C.上司に言い訳をせずにその場で深く謝る。
問題は「今後このようなことをなくすには」という改善方法を問うているため、単に「その場で謝る」という対応は正解になりません。
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