第240問総会で受け取った委任状の取り扱いとして、不適当なものはどれか。
- A委任状は決議の証拠となる文書なので、しばらくは保管する必要がある。
- B委任される人の氏名を記入する箇所が空欄のまま提出されてもよい。
- C委任された人の議決権行使が済んだ後は、速やかに本人に返送する。
- D特に指名がない場合は、理事長などのその団体の長に委任するのが一般的である。
秘書検定準1級 ⑦ 技能1：会議・ビジネス文書・文書取扱
会議運営とビジネス文書・文書の取り扱いに関する実務スキルを問う分野です。株主総会や各種会議の用語（定足数・動議・諮問・採択）、委任状や議決権行使書の扱い、社内外文書の形式や慣用表現、社交文書、郵便物の種類と発送方法が頻出です。準1級では文書の書式や敬称・頭語結語の使い分け、機密文書の取り扱いなど、正確さが求められる問題が多く出ます。用語と書式のルールを混同しないよう、種類ごとに整理して覚えることが得点の近道です。出題数40問。
この分野の問題40問を、選択肢・正解・解説つきで掲載しています。まず自分で解答を考えてから「正解と解説を見る」を開いて答え合わせをしてください。
クイズモードで挑戦 →第241問総会における出席者数の算出方法として、正しいものはどれか。
- A実際に出席した人の数と、委任状で出席したことになる数の合計とする。
- B実際に出席した人の数から欠席者の数を差し引く。
- C実際に出席した人の数のみを合計する。
- D実際に出席した人の数と、すべての会員数の平均値とする。
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第242問議決権行使書についての説明として、最も不適当なものはどれか。
- Aそれぞれの議案について、賛否を記して議決権を行使する書状である。
- B委任状とは違い、自分の意見を表明するものである。
- C議決権行使書が提出されていれば、会議や総会に出席したとみなされる。
- D提出された議決権行使書は、議決が済み次第すぐに本人に返送しなければならない。
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第243問株主総会に関する記述として、不適当なものはどれか。
- A委任状を提出した株主は、株主総会を欠席したものとして出席者数から除外される。
- B株主総会には、定時株主総会と臨時株主総会がある。
- C開催の通知状には、総会での議題が記載されている。
- D株主総会は、会社の基本方針を決める最高意思決定機関である。
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第244問会議用語の組み合わせとして、不適当なものはどれか。
- A定足数 ― 会議の成立に必要な最小限の出席者数
- B動議 ― 会議中に出される予定外の議案
- C諮問 ― 有識者、または一定機関に意見を求めること
- D採択 ― 議論の後、賛否の決を取ること
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第245問会議で議決権を持たない出席者である「オブザーバー」の説明として、正しいものはどれか。
- A上位機関から尋ねられたことへの返答を最初に行う有識者のことである。
- B普段は議決権を持たないが、可否同数となったときは議決に加わることができる人である。
- C会議の成立に必要な最小限の人数にカウントされる正式なメンバーのことである。
- D発言はできるが議決権を持たない出席者、または発言権も議決権もない傍聴者のことである。
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正解：D．発言はできるが議決権を持たない出席者、または発言権も議決権もない傍聴者のことである。
オブザーバーは議決権を持たない出席者（または傍聴者）であり、可否同数時であっても議決に加わることはできない。
この問題の解説ページを開く →第246問可否同数となったとき、議長が行使できる決定権を何というか。
- Aキャスチングポート
- Bキャスティングボート
- Cキャスチングボート
- Dキャスティングポート
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第247問会議の形式に関する説明として、不適当なものはどれか。
- Aパネルディスカッション ― 専門家の討論者が聴衆の前で討論し、その後聴衆から意見や質問を受ける。
- BWeb会議 ― 全体会議の下に設定された専門分野の小さな会議のことである。
- Cブレインストーミング ― アイデア収集のために行われ、他者のアイデアを批判してはいけない。
- Dシンポジウム ― 特定のテーマについて数人の専門家が講演形式で意見を述べ、その後質疑応答をする。
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第248問上司から「明日の部長会議は議題が多いので午後にずれ込む。準備を頼む」と言われた際の秘書Aの対応として、不適当なものはどれか。
- A会議のメンバーではないが、お茶とコーヒーのお代わりにいつでも対応できるよう部屋の隅に控えている。
- B会議の進行具合で早まることもあるので、15分くらい早くても対応できるように手配する。
- C準備や後片付けに手間がかからない幕の内弁当を昼食として手配する。
- D長時間の会議なので、お茶はいつでも飲めるペットボトルにして紙コップとともに机上に置いておく。
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正解：A．会議のメンバーではないが、お茶とコーヒーのお代わりにいつでも対応できるよう部屋の隅に控えている。
秘書は会議のメンバーではないので、そのために部屋の隅に控えているなどは不適当である（連絡があったら出せる態勢をとればよい）。
この問題の解説ページを開く →第249問上司が主催する会議の準備において、開催通知に同封する資料の作成・手配に関する説明として、正しいものはどれか。
- A当日持参を忘れる出席者のために予備を用意しておく必要はない。
- B当日配布する資料は、出席予定者のちょうどぴったり分だけを用意する。
- C当日持参を忘れる出席者のために予備を用意し、当日配布資料も少し多めに用意する。
- D外部講師を招く場合は、上司への確認なしに講師のプロフィールを必ずプログラムに載せる。
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正解：C．当日持参を忘れる出席者のために予備を用意し、当日配布資料も少し多めに用意する。
開催通知同封資料は忘れる人のために予備を用意し、当日配布資料も急な出席者を想定して少し多めに用意する。
この問題の解説ページを開く →第250問社内文書の種類とその説明として、不適当なものはどれか。
- A願い書 ― 責任を取って辞職すべきかどうかの判断を上司に仰ぐ文書
- B上申書 ― 部下から上司に意見などを述べた文書
- C始末書 ― 過失や事故のいきさつを説明し謝罪する文書
- D稟議書 ― 案件について関係者に順に回して、最後に決裁権を持つ人に承認を仰ぐ文書
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正解：A．願い書 ― 責任を取って辞職すべきかどうかの判断を上司に仰ぐ文書
責任を取って辞職すべきかどうかの判断を上司に仰ぐ文書は「進退伺」である。「願い書」は上役や上部機関に指示を請う文書をいう。
この問題の解説ページを開く →第251問商取引に関する社外文書の種類とその説明の組み合わせとして、不適当なものはどれか。
- A催促状 ― 約束したことが催促をしても実行されなかったときに、改めて催促する文書
- B照会状 ― 不明点や疑問点を問い合わせて確かめる文書
- C請け書 ― 注文などを引き受けたときに相手に渡す文書
- D見積書 ― 代金が幾らになるかなどを、あらかじめ知らせる文書
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正解：A．催促状 ― 約束したことが催促をしても実行されなかったときに、改めて催促する文書
約束したことが催促をしても実行されなかったときに改めて催促する文書は「督促状」である。「催促状」は約束したことが実行されていないときに催促する文書をいう。
この問題の解説ページを開く →第252問社交文書の種類に関する説明として、最も不適当なものはどれか。
- A挨拶状 ― 役職者の異動や社長交代などを知らせる、商取引に関する事務的な文書
- B見舞状 ― 病気や災害を見舞う文書
- C趣意書 ― 会社や団体の設立、イベント企画などの際に目的や動機を書いた文書
- D悔やみ状 ― 相手の弔事に際し、弔意（哀悼の意）を伝える文書
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正解：A．挨拶状 ― 役職者の異動や社長交代などを知らせる、商取引に関する事務的な文書
挨拶状は社交文書（社交的・儀礼的な文書）に分類され、商取引に関する事務的文書とは区別される。
この問題の解説ページを開く →第253問社内文書の形式と書き方について、正しいものはどれか。
- A宛て名には「人事部長 殿」のように必ず「殿」や「様」を付ける。
- B本文には必ず時候の挨拶を入れ、その後に主文を書く。
- C発信者名は、役職名（例：人事部長）だけでよい。
- D文末には「以上」と書き、その右下の行に担当者名や内線番号を書く。
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第254問社外文書（商取引に関する文書）の形式と書き方において、不適当なものはどれか。
- A宛て名が官公庁や会社一括の場合は「御中」を用いる。
- B受信者名に「各位」を用いる場合、さらに「殿」や「様」を重ねて付けてはいけない。
- C「記」として箇条書きにする場合は、その終了を示すために右下に「以上」と書く。
- D前文の時候の挨拶において、「時下」の後に続けて「向暑の候」などの時候を並べて用いる。
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正解：D．前文の時候の挨拶において、「時下」の後に続けて「向暑の候」などの時候を並べて用いる。
「時下」と「向暑の候」などは意味が重複するため、並べて使うのは不適当である。
この問題の解説ページを開く →第255問社交文書の作成において、悔やみ状や見舞状を出す際のルールとして、正しいものはどれか。
- A頭語や時候の挨拶、日ごろの礼などは省略して、すぐに主文から書き出す。
- B落ち着き改まって日ごろの取引の礼を最初に述べてから主文に入る。
- C必ず横書きのビジネス封筒を使い、文書番号や表題を記載する。
- D結語には必ず「敬具」を使い、本文の最後の行の右下に配置する。
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正解：A．頭語や時候の挨拶、日ごろの礼などは省略して、すぐに主文から書き出す。
悔やみ状や見舞状は「取る物も取りあえず」出すものなので、時候の挨拶や日ごろの礼は省略して主文から書き出す。
この問題の解説ページを開く →第256問社長交代などの挨拶状を送る際の格式高い社交文書の形式として、適切なものはどれか。
- A文書の管理番号と表題（タイトル）を必ず最上部に記載する。
- B横書きの事務用封筒を使い、宛て名をパソコンのフォントで印刷する。
- C二つ折りのカード紙を使い、右に前任者、左に後任者の挨拶を1枚の用紙に続ける。
- D文面には親しみやすさを持たせるため、句読点を多用して作成する。
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正解：C．二つ折りのカード紙を使い、右に前任者、左に後任者の挨拶を1枚の用紙に続ける。
社長交代の挨拶状などは、前任者と後任者の挨拶を1枚の用紙（二つ折りカード紙の右に前任者、左に後任者）に続けることがある。また句読点は付けないことがある。
この問題の解説ページを開く →第257問社交文書における「日付」の表現として、不適当なものはどれか。
- A年賀状の日付に「令和○年一月元旦」と書く。
- B周年記念式典の招待状の日付に「令和○年○月吉日」と書く。
- C年賀状の日付に「令和○年元旦」と書く。
- D暑中見舞状の日付に「令和○年盛夏」と書く。
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第258問中元・歳暮などの簡単な送り状や礼状を「はがき」に書く場合の記述として、正しいものはどれか。
- Aビジネスの件であっても、個人的な付き合いを優先し会社名の入らない私信用はがきを必ず使う。
- Bはがきであっても、裏面には必ず発信者名、受信者名、文書番号を省略せずに書く。
- C時候の挨拶は一切省略し、頭語も結語も書かないのが原則である。
- Dスペースに限りがあるため、裏面は発信者名と受信者名を省略して本文のみ書くこともよくある。
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正解：D．スペースに限りがあるため、裏面は発信者名と受信者名を省略して本文のみ書くこともよくある。
はがきに書く場合、スペースに限りがあるので裏面の発信者名・受信者名を省略して本文（頭語から結語まで）のみ書くこともよくある。
この問題の解説ページを開く →第259問手紙に用いられる言葉の意味として、不適当なものはどれか。
- A同慶 ― 「自分も同じように喜ばしい」という意味。使用例：「ご同慶の至りに存じます」
- B衷心 ― 「心の底」という意味。使用例：「衷心よりおわび申し上げます」
- C賢察 ― 「察する」という意味。使用例：「事情をご賢察いただき、あしからずご了承ください」
- D高見 ― 「見る」という意味。使用例：「カタログをお送りいたしましたのでご高見くださるようお願い申し上げます」
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正解：D．高見 ― 「見る」という意味。使用例：「カタログをお送りいたしましたのでご高見くださるようお願い申し上げます」
「高見」は「意見」という意味である。「見る」という意味で使用する場合は「ご高覧くださるよう」などとする。
この問題の解説ページを開く →第260問手紙の頭語と結語の組み合わせとして、不適当なものはどれか。
- A拝啓 ― 敬具
- B拝復 ― 敬具
- C謹啓 ― 草々
- D前略 ― 草々
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第261問出張先でお世話になった人に、帰社後すぐに簡単な礼状を出す場合、頭語を「前略」にしたときの書き方として正しいものはどれか。
- A格式を高めるために必ず時候の挨拶を入れ、結語を「敬白」にする。
- B時候の挨拶や前文を省略して本文を書き、結語を「草々」にする。
- C前文を省略せずに長文で感謝を述べ、結語を「不一」にする。
- D頭語が前略であれば、結語は何も書かずに本文のみで終わらせる。
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第262問社外文書で使われる敬語の組み合わせ（自分側 ― 相手側）として、不適当なものはどれか。
- A当社・弊社・小社 ― 御社・貴社
- B自宅・小宅 ― 住宅・貴宅
- C当地 ― 貴地・御地
- D愚見・私見 ― ご高見・貴見・ご高説
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第263問自分側と相手側の敬語表現の組み合わせとして、不適当なものはどれか。
- A品物：粗品・心ばかりの品 ― 結構なお品・佳品
- B受領：拝受・受取 ― ご査収・お納め
- C訪問：参上・伺う・お訪ね ― ご来訪・おいで・お越し・お見え・ご来社
- D見る：拝見・拝読 ― ご高覧・お目通し
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正解：B．受領：拝受・受取 ― ご査収・お納め
受領において、相手が書類をよく確認して受け取ることは「ご査収」、贈答品を受け取ることは「お納め・ご笑納」となる。自分側は「拝受」である。
この問題の解説ページを開く →第264問上司の著書を相手に贈る際、しおりを挟んで送るのが一般的とされるが、そのしおりには何と書くか。
- A謹呈
- B拝受
- Cご査収
- D粗品
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第265問式典などの招待状の文面において、都合をつけて出席してほしい旨を伝える丁寧な表現として、適切な組み合わせはどれか。
- A浅学非才の身ではございますが、万障お繰り合わせの上ご来訪ください。
- Bしばらくはご休心の上、何とぞご放念くださいますようお願い申し上げます。
- C他事ながらご自愛の上、何とぞご引見くださいますようお願い申し上げます。
- D万障お繰り合わせの上、何とぞご臨席くださいますようお願い申し上げます。
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正解：D．万障お繰り合わせの上、何とぞご臨席くださいますようお願い申し上げます。
招待状では「万障お繰り合わせの上、何とぞご臨席（またはご来館、ご来席、ご列席）くださいますようお願い申し上げます」という慣用表現を使う。
この問題の解説ページを開く →第266問会議の招集状において、集まってもらい意見を聴きたいという内容を表す慣用表現として、適切なものはどれか。
- Aご引見いただき委細は拝顔の上、申し上げます。
- Bご参集いただきご高見を拝聴いたしたいと存じます。
- C遺憾ながら真意に沿いかねますのでご賢察ください。
- D一意専心社業に精励いたしたく、ご放意願います。
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第267問上司の着任・就任の挨拶状において、自分の能力をへりくだって努力する決意を述べる言葉として、ふさわしくないものはどれか。
- A微力ながら新任務に専念いたす所存でございます。
- Bもとより浅学非才の身ではございますが、専心努力いたす所存でございます。
- Cご同慶の至りに存じ、慶賀の至りとして努力いたす所存でございます。
- D一意専心社業に精励いたす所存でございます。
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正解：C．ご同慶の至りに存じ、慶賀の至りとして努力いたす所存でございます。
「ご同慶の至り」「慶賀の至り」は相手の慶事を祝う言葉であり、自分の着任挨拶で努力の決意を述べる言葉としては不適当である。
この問題の解説ページを開く →第268問心配してくれている相手に対して「心配無用」であることや「気にしないで忘れてほしい」と伝える表現の組み合わせとして、不適当なものはどれか。
- A元気にしておりますので ― ご休心ください
- B無事に済みそうですので ― ご放意ください
- Cしばらくは無理をなさらず ― ご賢察ください
- D○○の件は解決しましたので ― ご放念ください
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正解：C．しばらくは無理をなさらず ― ご賢察ください
「ご賢察ください」は事情を察してくださいという意味である。心配無用を伝えるのは「ご休心」「ご放意」「ご放念」である。
この問題の解説ページを開く →第269問手紙の書き終わり（末文）で、最後になるが書き終わりで恐縮だがという気遣いの挨拶を付け加える言葉として正しいものはどれか。
- A前略ながら
- B末筆ながら
- C略儀ながら
- D衷心ながら
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第270問上司宛てに届いた郵便物の処理において、不適当な対応はどれか。
- A差出人が全く聞いたことのない個人名だったので、開封せずに上司に渡した。
- B白い洋形封筒で宛て名も差出人も毛筆で書かれた個人名だったが、取引先の個人からだったので開封して中身を確認した。
- C同封の書類枚数が添え状と違っていたので、先方に確認し訂正してから上司に渡した。
- D出席と返事をした懇親会費の請求書だったので、経理に回して上司にはついでのときに報告した。
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正解：B．白い洋形封筒で宛て名も差出人も毛筆で書かれた個人名だったが、取引先の個人からだったので開封して中身を確認した。
差出人が個人名の場合は私信として扱い、「個人名のものは開封しない」が原則である。取引先であっても個人名は開封しない。
この問題の解説ページを開く →第271問業務用封筒に「親展」の表示がある場合や「書留」で届いた郵便物の取り扱いとして、正しいものはどれか。
- A書留は内容の公私に関係なく「受信簿」に記録し、開封せずに上司に渡す。
- B親展や書留であっても、業務用の文書であれば秘書が開封して上司に渡す。
- C個人名の書留は受信簿への記録を省略し、そのままシュレッダーにかける。
- D親展の表示があるものは、添え状と枚数を確認するために必ず秘書が開封する。
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正解：A．書留は内容の公私に関係なく「受信簿」に記録し、開封せずに上司に渡す。
「親展」の表示がある場合や「書留」で届いたときは、開封しないで上司に渡す。また書留は全て受信簿に記録する。
この問題の解説ページを開く →第272問「秘」文書の社内での取り扱い方として、不適当なものはどれか。
- A社内の人に配布するときは、本人に直接手渡すときでも受領印をもらう。
- B文書に赤色で「秘」の印を押し、秘文書であることがすぐに分かるようにしている。
- Cコピーを取る際に発生したミスコピーは、その場でシュレッダー（文書細断機）にかけて廃棄する。
- D一般の文書と一緒に内容が分からないように封筒に入れ、封をして同じフォルダーで保管する。
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正解：D．一般の文書と一緒に内容が分からないように封筒に入れ、封をして同じフォルダーで保管する。
秘文書は一般の文書とは別にして、鍵のかかるキャビネットで管理するのが原則である。一緒にファイルしてはいけない。
この問題の解説ページを開く →第273問「秘」文書を社外に発送する際の手順として、不適当なものはどれか。
- A外側の封筒には「秘」ではなく「親展」と表示する。
- B発送は料金別納郵便の普通郵便で郵送し、事前の連絡は一切行わない。
- C中が透けて見えないものにするか、二重封筒にする。
- D簡易書留で郵送し、できれば送る前に受信者に電話やメールで連絡しておく。
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正解：B．発送は料金別納郵便の普通郵便で郵送し、事前の連絡は一切行わない。
秘文書を社外に発送するときは、簡易書留で郵送し、できれば送る前に受信者に連絡しておくのが適切である。
この問題の解説ページを開く →第274問A4サイズ、4kgまで送れ、対面で受け取りに配達する特殊な郵便サービスはどれか。
- Aゆうメール
- Bゆうパック
- Cレターパックプラス
- D現金書留
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第275問上司が学生時代の先輩（仕事の件で世話になった相手）にビジネス上の社交文書として礼状を送る場合、組み合わせとして最も適当なものはどれか。
- A宛て名：先輩の名前＋先輩 ／ 上司名：山田和夫拝 ／ 封筒：一般的な事務封筒
- B宛て名：先輩の名前＋様 ／ 上司名：山田和夫 ／ 封筒：会社名の入った社用封筒
- C宛て名：先輩の名前＋先生 ／ 上司名：山田和夫印 ／ 封筒：私信用の和紙の封筒
- D宛て名：先輩の名前＋殿 ／ 上司名：山田和夫 ／ 封筒：料金別納が印刷された封筒
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正解：B．宛て名：先輩の名前＋様 ／ 上司名：山田和夫 ／ 封筒：会社名の入った社用封筒
個人的な付き合いのある先輩であっても仕事の件での書状はビジネス上の社交文書になるため、宛て名は「様」、封筒は会社名の入ったものを使う。
この問題の解説ページを開く →第276問役員交代の挨拶状や祝賀会の招待状など、格式を重んじる儀礼的な大量郵便物を発送する際のルールとして、推奨される方法はどれか。
- A効率化と経理業務の省力化のため、すべて料金後納郵便として一括発送する。
- B切手を貼る手間を省くため、同時に10通以上まとめて料金別納郵便で出す。
- C経費を削減するため、すべて返信用封筒を同封した上でゆうメールで発送する。
- D料金別納や料金後納にせず、手間がかかっても1通ずつ切手（多くは慶事用）を貼る。
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正解：D．料金別納や料金後納にせず、手間がかかっても1通ずつ切手（多くは慶事用）を貼る。
格式を重んじる内容の儀礼的な文書は、料金別納や後納にせず、1通ずつ慶事用などの切手を貼るのがマナーである。
この問題の解説ページを開く →第277問アンケート調査を多人数に依頼する際、切手を貼る手間や経費を無駄にしないための方法として適当な組み合わせはどれか。
- A調査用紙：レターパックライト ／ 返信用封筒：ゆうメール
- B調査用紙：料金後納郵便 ／ 返信用封筒：現金書留専用封筒
- C調査用紙：定形外郵便 ／ 返信用封筒：切手を貼った返信用封筒
- D調査用紙：料金別納郵便 ／ 返信用封筒：料金受取人払
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正解：D．調査用紙：料金別納郵便 ／ 返信用封筒：料金受取人払
アンケート調査では、調査用紙を「料金別納郵便」にし、返信用封筒を「料金受取人払」にすることで経費や手間を抑えることができる。
この問題の解説ページを開く →第278問郵便サービスに関する記述として、不適当なものはどれか。
- Aゆうメール ― 1kgまでの冊子やCD、DVDなどを送れ、書籍やカタログの発送に適している。手紙は送れない。
- Bレターパックプラス ― A4サイズ、4kgまで送れ、対面で受け取りに配達する。手紙を送ることができる。
- C現金書留 ― 現金を送るための郵便であり、商品券などの金券を送るのにも必ずこれを使用しなければならない。
- Dゆうパック ― 郵便小包で重さ25kg（重量ゆうパックは30kg）まで送れる。
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正解：C．現金書留 ― 現金を送るための郵便であり、商品券などの金券を送るのにも必ずこれを使用しなければならない。
商品券は現金ではないため現金書留ではなく、簡易書留（5万円を超えたら一般書留）で送るのが適当である。
この問題の解説ページを開く →第279問特殊取扱郵便とその説明の組み合わせとして、不適当なものはどれか。
- A速達 ― 急ぐ場合に利用し、封筒表面の右上部に赤い線を表示する。ポスト投函できる。
- B配達証明 ― 一般書留とした郵便物を配達したことを日本郵便が証明するサービス。
- C内容証明 ― いつ、どんな内容の文書を誰から誰へ差し出したかを日本郵便が証明するサービス。ポスト投函できる。
- D配達日指定 ― 配達日を指定できるサービス。誕生日にカードなどを送るときなどに利用する。
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正解：C．内容証明 ― いつ、どんな内容の文書を誰から誰へ差し出したかを日本郵便が証明するサービス。ポスト投函できる。
書留や配達証明、内容証明などの特殊取扱郵便は郵便局の窓口に差し出すもので、ポストには投函できない。
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