秘書検定準1級　⑧ 技能2：文書資料管理・日程・環境整備・記述

文書・資料の整理保管、日程管理、執務環境の整備を扱う、技能領域の応用分野です。ファイリングと文書の集中管理、貸し出しガイド、名刺整理、カタログ・雑誌などの資料管理、スケジュール表の作り方、上司室・応接室のレイアウトや整理整頓が頻出です。準1級では、こうした管理業務の理由や優先順位を問う問題に加え、記述式で手順や配慮を説明させる出題もあります。整理・管理の「目的」を意識して覚えると、丸暗記に頼らず解けるようになります。出題数40問。

この分野の問題40問を、選択肢・正解・解説つきで掲載しています。まず自分で解答を考えてから「正解と解説を見る」を開いて答え合わせをしてください。

クイズモードで挑戦 →

第280問二つ折りの文書をファイル用のフォルダーに収納する際、適切な入れ方はどれか。

A折り目を右にして入れる
B折り目を下にして入れる
C折り目を左にして入れる
D折り目を上にして入れる

正解と解説を見る

正解：D．折り目を上にして入れる

折り目を下にして入れると、次に文書を入れるときに折り目の間に誤って入れてしまう恐れがあるため、上にして入れます。

秘書検定準1級 ⑧ 技能2：文書資料管理・日程・環境整備・記述

第280問二つ折りの文書をファイル用のフォルダーに収納する際、適切な入れ方はどれか。

第281問文書を個人で持たず、部内や社内で管理して共有する「集中管理」のメリットとして、不適当なものはどれか。

第282問書類を貸し出す際に、書類のあった場所に挟んでおく「貸し出しガイド」の記入事項として、含まれないものはどれか。

第283問受け取った名刺の管理方法として、不適当なものはどれか。

第284問名刺整理箱を使って名刺を整理・保管する際、一度抜いて使った名刺を戻す適切な位置はどれか。

第285問名刺の整理用具のうち、「一覧性があり見やすいが、名刺が増減したときの整理には不便である」という特性を持つものはどれか。

第286問出版物に関する用語のうち、「各省庁が行政活動の現状と展望を述べた報告書」を指すものはどれか。

第287問定期刊行物の発行周期のうち、「月に3回、上旬・中旬・下旬に（10日に1回）発行すること」を何というか。

第288問本のページに関するトラブルのうち、「本などのページの順番が乱れていること」を指す用語はどれか。

第289問上司のスケジュール管理において、会社の行事や定例の会議が他の予定と重なった場合の秘書の対応として、適切なものはどれか。

第290問上司の私的な予定を知った際、秘書が行うスケジュール管理の配慮として、適切なものはどれか。

第291問上司の不在時に面会予約の申し込みがあった場合、秘書がとるべき対応として適切なものはどれか。

第292問上司の体調が良くないとき、秘書が行う来訪者との面談スケジュールの調整として、適切なものはどれか。

第293問秘書が上司のスケジュールを組む際、できるだけ予定を入れないように配慮すべき時間帯として、含まれないものはどれか。

第294問秘書が上司のスケジュールにゆとりを持たせて日程を組む理由として、不適当なものはどれか。

第295問こちらの都合で既に決まっている面会予約の日時変更を相手に申し入れる際、変更の理由の伝え方として適切なものはどれか。

第296問上司から「来週、支社へ出張するので準備を頼む。用意する資料は特にない」と指示された際、秘書がまず上司に確認することとして、不適当なものはどれか。

第297問出張中のすべての予定を一覧にした「旅程表」の作成と取り扱いについて、適切なものはどれか。

第298問上司が長期出張中の際、手すきとなった秘書が留守中に行う業務として、適切なものはどれか。

第299問オフィスでよく使われる用紙サイズ（A判・B判）の寸法について、小さいものから順に正しく並んでいるものはどれか。

第300問A4判のビジネス文書を折らずにそのまま入れることができる大型封筒の規格として、正しいものはどれか。

第301問事務用品や文房具に付いている認証マークのうち、「古紙を原料に利用した製品であることを識別できる目印」として制定されたものはどれか。

第302問事務用品や文房具の購入において、文房具には「付いていない」マークはどれか。

第303問葬儀に供えるスタンドや花かご、花輪などの大型の生花を数える際の助数詞として、適切なものはどれか。

第304問会社が各種の功労で授与された「表彰状（賞状）」を数える際、額に入れる前の状態における適切な助数詞はどれか。

第305問上司の執務机をオフィス内に配置する際、機密保持（セキュリティー）の観点から最も配慮すべき点はどれか。

第306問応接セットにおいて、補助として置かれる「背もたれのない腰かけ」を指すオフィス家具の名称はどれか。

第307問オフィスの掃除を行う際の留意点として、適切な方法はどれか。

第308問会議に関する用語のうち、「会議の成立に必要な最小限の出席者数」を何というか。

第309問文書の種類に関する用語のうち、「不明な点を問い合わせて確かめるための文書」を何というか。

第310問社内文書において、日時や場所などを記書き（箇条書き）で記載する場合、本文中に含めるべき適切な言葉はどれか。

第311問上司の代わりに祝い状などの社外文書を秘書が代筆して作成する場合、署名部分の体裁として適切なものはどれか。

第312問取引先への祝電を打つよう上司から指示された際、秘書が上司に確認する事柄として、不適当なものはどれか。

第313問データの性質に応じた適切なグラフの選び方のうち、数量の「増減の推移」を表すのに最も効果的なグラフはどれか。

第314問アンケート調査の結果を「円グラフ」で表す際、各項目の並び順に関するルールとして、適切なものはどれか。

第315問他部署から借りていた「秘」印のある機密文書を返却する際、秘書がとるべき封筒の表面の体裁として適切なものはどれか。

第316問上司から「明日、急な会議が入ったため、予定されていた外部のY氏との面談日時を変更して決めておくように」と指示された場合の手順として、不適当なものはどれか。

第317問オフィスやビジネス文書で一般に最も多く使われている基本の用紙サイズはどれか。

第318問電報の慶弔用台紙を選ぶ際の知識として、最も適切なものはどれか。

第319問出張事務において、上司の出張が決まった際に秘書が作成・手配するものとして、不適当なものはどれか。

秘書検定準1級　⑧ 技能2：文書資料管理・日程・環境整備・記述