⑧ 技能2：文書資料管理・日程・環境整備・記述
秘書検定準1級 第281問
問題
文書を個人で持たず、部内や社内で管理して共有する「集中管理」のメリットとして、不適当なものはどれか。
A担当者が不在であっても、他の関係者が文書を探し出すことができる。
B気付かずに他の人と同じような文書を作成してしまう無駄がなくなる。
C保存期間を明確に定めることにより、不要になった文書を捨てやすくなる。
D各自が同じ文書のコピーを保有するため、手元での情報確認が迅速になる。✓ 正解
正解
D：各自が同じ文書のコピーを保有するため、手元での情報確認が迅速になる。
解説
集中管理では同じ文書のコピーを持つ必要がなくなり、文書量が減るため保管スペースが少なくて済みます。
分野解説：⑧ 技能2：文書資料管理・日程・環境整備・記述
文書・資料の整理保管、日程管理、執務環境の整備を扱う、技能領域の応用分野です。ファイリングと文書の集中管理、貸し出しガイド、名刺整理、カタログ・雑誌などの資料管理、スケジュール表の作り方、上司室・応接室のレイアウトや整理整頓が頻出です。準1級では、こうした管理業務の理由や優先順位を問う問題に加え、記述式で手順や配慮を説明させる出題もあります。整理・管理の「目的」を意識して覚えると、丸暗記に頼らず解けるようになります。出題数40問。
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秘書検定準1級について
面接まである秘書検定の上位級
| 主催 | 公益財団法人 実務技能検定協会 |
|---|---|
| 出題形式 | 選択問題（マークシート方式）と記述問題。合格後に面接試験あり |
| 試験時間 | 11:50〜14:10（受験上の注意説明を含む） |
| 受験料 | 6,500円 |
| 合格基準 | 理論・実技それぞれの得点が60%以上 |
| 難易度 | ★★★☆☆ |
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