秘書検定2級　⑧ 技能2（文書取扱・資料管理・日程/オフィス管理）

文書の取り扱いから資料管理、日程・オフィス管理までの事務実務を扱う分野です。私信・親展文書の扱い、郵便物の受け取りと処理、封筒の封じ目（〆・封など）、ファイリングと資料整理、上司のスケジュール管理、オフィス環境の整備などが頻出です。秘書の日常業務そのものを問う実践的な領域で、正しい手順や判断が問われます。「どの文書は開封してよく、どれは開封しないか」といった判断基準や、郵便・文書処理の手順を場面ごとに整理しておくと、確実に得点できます。

この分野の問題42問を、選択肢・正解・解説つきで掲載しています。まず自分で解答を考えてから「正解と解説を見る」を開いて答え合わせをしてください。

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第295問私信扱いにして開封せずに上司に渡すべき文書はどれか。

A封筒に差出人側の社名がなく個人名だけが書かれている文書
B封筒に「至急」と朱書きされている文書
C封筒に会社名の印刷があるが差出人の個人名がない文書
D「請求書在中」と書かれた封筒

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正解：A．封筒に差出人側の社名がなく個人名だけが書かれている文書

封筒に差出人側の社名がない文書は私信と見なして開封しないで渡します。

秘書検定2級 ⑧ 技能2（文書取扱・資料管理・日程/オフィス管理）

第295問私信扱いにして開封せずに上司に渡すべき文書はどれか。

第296問開封して上司に渡す文書を扱う際の留意点として、適切なものはどれか。

第297問上司宛ての郵便物を受け取った場合の対応として、不適当なものはどれか。

第298問親展や儀礼的な社交文書などを発信する際、封筒の封じ目に施す処置として適切なものはどれか。

第299問「秘」扱い文書を社内で配布する際の対応として、最も適切なものはどれか。

第300問「秘」扱い文書の取り扱いに関する記述のうち、誤っているものはどれか。

第301問「秘」扱い文書を社外へ郵送する場合の適切な手順はどれか。

第302問領収書の金額が間違っていた場合の正しい対処法はどれか。

第303問用紙のサイズについて、A4判の大きさを2倍にしたサイズはどれか。

第304問契約書などに押す印鑑の知識について、誤っているものはどれか。

第305問取引先500社を対象にアンケート調査を行う。回収率が15%程度と予想される場合、最も経済的な返送方法はどれか。

第306問返信用はがきの表面の宛名が「株式会社○○商会 行」となっている場合、どのように書き換えるのが正しいか。

第307問返信用はがきで会議への「出席」を知らせる場合の適切な書き方はどれか。

第308問封筒の表書きで、横書き（横長式）にする場合、切手を貼る位置として正しいのはどこか。

第309問ホテルに滞在している「山田一郎」宛てに郵便物を送る場合、宛名の正しい書き方はどれか。

第310問「ミニレター」とも呼ばれ、はがきの3倍の通信文を書くスペースがある封筒兼用の便箋を何というか。

第311問現金以外の有価証券（手形、小切手、商品券など）を送るときに利用する特殊取扱郵便物はどれか。

第312問「秘」扱い文書や生原稿など、重要な文書を送る際に利用し、5万円以下の有価証券を送る場合は一般書留より割安になるものはどれか。

第313問郵便の特殊取扱に関する説明として、誤っているものはどれか。

第314問祝賀パーティーの招待状を300通発送する。格式を重んじる社交文書を出す場合の適切な郵送方法はどれか。

第315問カタログを整理する際、プリンターやパソコンなど商品の種類ごとにまとめる整理法を何というか。

第316問各種行事（「20周年記念式典」など）に関する資料を、一つの完結したものとしてまとめて整理する方法を何というか。

第317問書類をとじないでフォルダーに挟み、キャビネットの引き出しに垂直に立てて収納する方法を何というか。

第318問バーチカル・ファイリングにおける「雑フォルダー」の扱いとして適切なものはどれか。

第319問書類の移し替えと置き換えに関する記述のうち、誤っているものはどれか。

第320問名刺整理箱を使って名刺を整理する際、抜き出した名刺を元に戻す場所として適切なのはどこか。

第321問個人名の五十音順で名刺を分類しているとき、会社名からでも検索できるように、会社名とその関係者を書いたカードを作成して五十音順に分類する方式を何というか。

第322問雑誌・カタログの関連用語について、本の著者や発行所名、発行日などが記されている部分を何というか。

第323問新聞記事を切り抜いて整理する際、台紙はどのサイズに統一するのが原則か。

第324問新聞や雑誌の切り抜き手順として、不適当なものはどれか。

第325問社内情報の管理部門について、「株主総会」や会社全体の「各種行事・式典」「備品購入・管理」などの情報を持っている部門はどこか。

第326問上司が目上の人と一緒に訪問先へ行く場合、予定表にはどのように表記するのが適切か。

第327問週間予定表や日々予定表の作成要領として適切なものはどれか。

第328問上司の出張計画案を作成する際、秘書が上司に確認すべきこととして最も適切なものはどれか。

第329問予定変更の対処に関する記述のうち、誤っているものはどれか。

第330問事務用備品のうち、金額を打刻する機械を何というか。

第331問ファクシミリ（ファクス）を利用する際の留意点として、適切なものはどれか。

第332問オフィスの環境整備において、春や秋に適した部屋の気温の目安はどれか。

第333問オフィスの照明で、光源からの光を壁などに当て、その反射光を利用して目的物を照らす方式を何というか。

第334問上司の執務室の掃除や整理整頓について、誤っているものはどれか。

第335問オフィスレイアウトにおいて、上司の机を配置する際の留意点として適切なものはどれか。

第336問パソコンに図や文字を取り込む機械をスキャナーというのに対し、図や文字をスクリーンに映し出す機械を何というか。

秘書検定2級　⑧ 技能2（文書取扱・資料管理・日程/オフィス管理）

第306問返信用はがきの表面の宛名が「株式会社○○商会行」となっている場合、どのように書き換えるのが正しいか。