秘書検定2級　② 職務知識

秘書の仕事の範囲と役割を理解する分野です。ラインとスタッフの違い、直接補佐と間接補佐、個人付き秘書と兼務秘書といった秘書の分類、上司が本来業務に専念できるよう補佐する立場の理解などが問われます。秘書はスタッフ部門に属し、上司の判断を代行するのではなく補佐に徹する存在です。「どこまでが秘書の判断でよく、どこからは上司に委ねるべきか」という職務の線引きが頻出のため、日常業務の具体例と結びつけて、秘書としての適切な対応を選べるようにしておくことが得点につながります。

この分野の問題45問を、選択肢・正解・解説つきで掲載しています。まず自分で解答を考えてから「正解と解説を見る」を開いて答え合わせをしてください。

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第42問組織において、企業の業績に直接結び付く本来的な活動をしている人や部門を何というか。

Aライン
Bスタッフ
Cトップマネジメント
Dミドルマネジメント

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正解：A．ライン

企業の業績に直接結び付く活動をする部門をラインと呼ぶ。

秘書検定2級 ② 職務知識

第42問組織において、企業の業績に直接結び付く本来的な活動をしている人や部門を何というか。

第43問組織における「スタッフ」の機能として正しいものはどれか。

第44問上司が本来の仕事に専念できるように補佐する秘書は、組織の中でどの立場になるか。

第45問秘書がどの部門にも所属せず、特定の個人の専属となる分類はどれか。

第46問トップマネジメントを担当し、秘書課に所属して上司を補佐する秘書の分類はどれか。

第47問上司が統括する部門に所属し、部内の業務をしながら上司の補佐もする秘書の分類はどれか。

第48問専門的な知識を持ち、一定の範囲内で上司の業務を代行する「参謀型秘書」と呼ばれるものはどれか。

第49問上司の周辺雑務を処理し間接的に補佐する、企業で一般的に「秘書」と呼ばれるタイプはどれか。

第50問秘書の機能と役割に関する説明で、正しいものはどれか。

第51問秘書の職務範囲として不適当な「越権行為」に当たるものはどれか。

第52問よりよい補佐をするために、秘書が上司について深く知ろうとしてはいけない事柄はどれか。

第53問日常的に秘書の判断で進めてよい「定型業務」に該当しないものはどれか。

第54問突発的な出来事に対応する「非定型業務」に該当するものはどれか。

第55問上司が急病で業務中に倒れた場合、秘書が最初にとるべき対応はどれか。

第56問上司が交通事故に遭ったと連絡を受けた際、秘書が最初にとるべき行動はどれか。

第57問不法侵入や脅迫などの緊急事態に直面した場合の秘書の対応として正しいものはどれか。

第58問上司から「今すぐ課長に来るように連絡してほしい」と指示された場合の対応で正しいものはどれか。

第59問仕事の優先順位を決める際の基準として最も適切なものはどれか。

第60問上司から仕事を指示された際、秘書が必ず確認すべき事項はどれか。

第61問出社直後や退社前の仕事を標準化（チェックリスト化）する最大のメリットはどれか。

第62問上司の長期出張時など、比較的時間の余裕ができた場合の「空き時間の活用法」として不適当なものはどれか。

第63問上司のミスに気付き、仕事に悪影響を及ぼしそうな時の秘書の対応として適切なものはどれか。

第64問秘書の職務に対する基本的な心構えとして不適当なものはどれか。

第65問上司の出張準備において、ホテルの「仮予約」を行う理由として最も適当なものはどれか。

第66問外部からのマスコミ取材依頼に対し、秘書が上司に報告するために確認すべき事項として不適当なものはどれか。

第67問人事異動で新しい上司が来た際、秘書が上司を理解するための行動として不適当なものはどれか。

第68問予定より20分早く来客があり、上司が内部の者と打ち合わせ中だった。この場合の対応として適切なものはどれか。

第69問上司が不在の際、急な面談を求める来客があった時の対応として不適切なものはどれか。

第70問上司から「取り次がないように」と指示された不意の来客に対し、断る理由として最も適切な言い回しはどれか。

第71問上司から仕事の進め方で注意を受けた際、秘書の返答として不適当なものはどれか。

第72問名乗らない相手から「取り次いでもらえれば分かる」と電話があった。適切な対応はどれか。

第73問上司の外出中、取引先から「居るなら寄ろうと思ったが不在ならいい」と電話があった。この時の対応として適切なものはどれか。

第74問上司宛ての歳暮が届いた。秘書が上司の指示を待たずに礼状を出し、後で報告する行動は適切か。

第75問スケジュール上、上司が出席できそうもない会議の案内が来た。秘書の判断で欠席通知を早めに出すのは適切か。

第76問上司が風邪でつらそうなので、秘書の判断で来客応対を課長に代わってもらうよう手配した。この行動の評価はどれか。

第77問上司の留守中、他部署の部長から「上司に会わせたい人がいる」と連絡があった。上司の名刺を持って行き名刺交換だけするのは適切か。

第78問パーティーの返信はがきを紛失してしまった場合、出席の返事をどのように出すのが最も適切か。

第79問取引先の部長が栄転する話を上司に報告する際、確認しておくべき情報として不適当なものはどれか。

第80問上司が直帰予定の夜、どうしても上司の自宅に電話しなければならない緊急のケースはどれか。

第81問「上司なくして、秘書なし」という言葉が表している秘書の本質はどれか。

第82問秘書の機能と役割の違いに関する説明で、正しいものはどれか。

第83問上司が栄転することになり、私物を整理する際の上司への声かけとして適切なものはどれか。

第84問上司が所属する団体から会議の案内状が届き、出張中の上司に代わって「出席」と返事をしてから後で報告した。この対応の評価はどれか。

第85問上司宛てに「至急相談したいので今日中に時間を取ってほしい」と電話があった。上司の空き時間を相手に教えるのはなぜ不適切か。

第86問取引先の社長が入院したという噂を聞いた際、秘書がとるべき行動として最も適切なものはどれか。

秘書検定2級　② 職務知識